Eingangrechnungskontrolle

Ein ganz wichtiger Bestandteil der baubetrieblichen Organisation ist die interne Rechnungskontrolle. Wer bestellt hat, sollte auch prüfen, ob die Rechnung korrekt ist und welcher Baustelle und Materialgruppe sie zuzuordnen ist. Die korrekte Zuordnung ist für das Baustellencontrolling sehr wichtig. Sicherlich kennen Sie das Szenario: Irgendwann kommt der Anruf eines Lieferanten mit der Frage, weshalb eine Rechnung noch nicht bezahlt ist. Ihnen liegt aber gar keine Rechnung vor, denn die liegt beim Bauleiter auf dem Schreibtisch und ist im schnelllebigen Tagesgeschäft leider aus dem Sichtfeld geraten. Mit der BauSU Eingangsrechnungskontrolle erhalten Sie den Maßanzug für eine zuverlässige Rechnungskontrolle. Sparen Sie viel Geld, indem Sie Skontofristen bei der Zahlung durch effiziente Prüfung einhalten.
 

Rechnungseingänge können verschiedenen Abteilungen zugeordnet werden. Eine Erfassungskraft (auch ohne Buchhaltungskenntnisse) kann die Erfassung der Rechnungen als Zuarbeit für die Buchhaltung vornehmen und alle eindeutigen Rechnungseinträge, die bis dahin bekannt sind, schon mal erfassen.
Nehmen Sie alle Ihnen bis jetzt bekannten Einträge vor und sichern den Beleg. Bereits zu diesem Zeitpunkt wird automatisch der Offene Posten mit Zahlstopp angelegt!
Für Ihre Liquiditätsplanung kann optional die vorzeitige BBS-Belastung vorgenommen werden, um die Kosten bereits vor der Prüfung und der Freigabe auf den Baustellen zu sehen. Eine automatische Plausibilitätsprüfung garantiert eine problemlose Übergabe in die Finanzbuchhaltung.

Sie können sowohl den einzelnen Beleg als auch eine Liste aller Eingangs-rechnungen drucken. Dabei stehen Ihnen verschiedene Sortier- und Selektionskriterien zur Verfügung.
Weiterhin lassen sich hierüber die folgenden Geschäftsvorfälle rationell abwickeln:

Das leistungsstarke Softwaremodul Eingangsrechnungskontrolle ist ein wichtiger Baustein der integrierten BauSU Softwarelösung und wird sich nach
unseren Erfahrungen mit einem geringen Einarbeitungsaufwand auch in die Organisationsstrukturen Ihres Unternehmens einbinden lassen. Bauunternehmen brauchen eine effiziente baubetriebliche Organisation, um noch erfolgreicher zu sein.

Mit der Eingangsrechnungskontrolle buchen Sie direkt nach dem Eingang alle Rechnungen, die Sie von Lieferanten erhalten
und die nicht sofort bezahlt werden. Der Rechnungsbetrag wird als Offener Posten gespeichert. Dabei werden Splittbuchungen, falls nötig, gleich auf unterschiedliche Gegenkonten und/oder verschiedene Baustellen berücksichtigt. Durch das Erfassen wird ein Offener Posten mit Zahlstopp angelegt (optional abschaltbar)! Profitieren Sie - auch ohne gebuchte Eingangsrechnungen - dauerhaft von einer stets hochaktuellen Liquiditätsübersicht. Zur Sicherheit ist der so angelegte Offene Posten durch einen Zahlstopp gegen versehentliches Bezahlen geschützt. Nach der Rechnungsprüfung durch die Bauleitung erfolgt die automatische Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
Zur Terminüberwachung offener Rechnungen mit Skontofristen steht Ihnen auf Knopfdruck eine Liste mit stichtagsgenauen Skontobeträge und Fälligkeiten der einzelnen Rechnungen zur Verfügung.

 

Kommen die von der Bauleitung geprüften Eingangsrechnungen zurück, werden die bereits erfassten Eingangsrechnungen evtl. ergänzt, dann freigegeben und in eine Stapeldatei zum Verbuchen in das Buchhaltungsmodul übergeben. Ein erneutes Erfassen der Eingangsrechnung ist nicht notwendig, das spart Ihnen Zeit und Eingabefehler werden vermieden.