Druckarchivierung

Je Druckbericht können Sie – automatisch lt. den Voreinstellungen – alle Drucke in einer eigenen Archivdatenbank zusätzlich abspeichern, auch eigene Suchbegriffe, Schlüsselwörter und Gliederungen ergänzen. Somit stehen alle Druckdokumente unabhängig vom Leistungsverzeichnis nochmals zur Verfügung. 

Innerhalb eines Leistungsverzeichnisses können Sie jederzeit einfach per „KLICK“ in alle Dokumente Ihres Bauprojektes einsteigen.

Besteht der Wunsch auch E-Mails, eingescannte Belege und Druckausgaben anderer Programme elektronisch zu archivieren, so kommt man um den Einsatz eines speziell dafür erstellten Programms nicht herum. Auf dem Markt gibt es Dutzende von Dokumentenarchivierungssystemen die hierfür den benötigen Funktionsumfang liefern.

Der Nachteil solcher Lösungen ist, dass Sie die Archivdokumente manuell mit Kriterien wie z.B. "Rechnungsnummer" oder "Personenkonto" ergänzen müssen. Nur dann ist später eine schnelle und komfortable Suche möglich.

BauSU® kann Sie hierbei unterstützen in dem es Ihnen die Möglichkeit bietet die Druckausgaben (=Berichtsvorlagen) mit zusätzlichen Werten zu ergänzen, die von der Dokumentenarchivierungssoftware als Kriterien interpretiert werden. Es entfällt damit die manuelle Nachbearbeitung im Archivierungsprogramm.

Wie geht das ?

Natürlich ist dieses je nach Dokumentenarchivierungssystem anders (wäre auch zu schön, wenn es hier einen Standard geben würde ...). Im Prinzip kann aber von folgendem Ablauf ausgegangen werden:

In einer Anwendung (Bsp: BauSU®) soll eine Druckausgabe mit Archivierung in ein Dokumentenarchivierungssystem erfolgen. Der Anwender wählt als Zieldrucker also nicht den wirklichen Drucker, sondern den vom Archivierungssystem zur Verfügung gestellten Druckertreiber. Damit sendet die Anwendung die Druckausgaben an das Archivierungssystem.

Dieses untersucht die Druckdaten auf speziell gekennzeichnete Informationen, speichert und entfernt diese und sendet den Rest an den wirklichen Drucker weiter.

Die Aufgabe der Anwendung ist es also die speziell gekennzeichneten Informationen mit in die Druckdaten einzubauen.

Mittlerweile übernehmen Archivdatenbanken der Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, die Funktion der Archivierung. Der Vorteil des DMS liegt in der Weiterverarbeitung und Verteilung von Dokumenten.