Subunternehmer ER

Täglich werden alle eingehenden Rechnungen in der Buchhaltung erfasst.

Die ausgedruckten Dokumente werden wie folgt behandelt:

Bei Differenzen:

So können Abweichungen sofort an die Subunternehmer rückgemeldet werden. Die Rechnungen werden einmal in der Woche erfasst, in der FiBu gebucht und gleich bezahlt. Der Bauleiter bekommt alle Infos und Rechnungskopien zur technischen Prüfung. Auf genaue technische Prüfung der Abschlagsrechnungen wird verzichtet, nur der ungefähren Höhe nach.

Korrekturen, die sich aus der technischen Prüfung der Schlussrechnung ergeben, können automatisch mit geprüften Schlussrechnung rückabgewickelt werden. Wenn Rechnungen von der technischen Bauleitung als geprüft zurückkommen, wird das Prüfdatum eingetragen, vorher sind sie jederzeit als „noch nicht geprüft"

auszulisten. So ist jederzeit eine Übersicht gegeben, welche Rechungen noch als ungeprüft „rumliegen".

Wir akzeptieren nur noch Subunternehmerrechnungen mit Baustellen-, Personenkonto- und Gewerknummer, die beim Auftrag an den Subunternehmer mitgeteilt wird. Den Subunternehmern wird eine genaue Anweisung zur korrekten Erstellung der Rechnung übergeben.

Die normalen Schwierigkeiten in der Rechnungsprüfung liegen darin begründet, dass die Rahmenbedingungen der Rechnungen ( Rabatt, Skonto, Zahlungsmodalitäten, Einbehalt, Abzug für Bauwesen, Sicherheit ) immer mühsam aus Bauverträgen nachgelesen werden müssen.

Dann muss überprüft werden, was schon berechnet wurde, etc. etc. Gleichzeitig muss die Rechnung mit der kalkulierten Summe abgestimmt werden, um Überzahlungen zu vermeiden.

Zusätzlich ist die Rechnung von der technischen Bauleitung auf korrekte Einheitspreise und Massen zu prüfen, wobei die meiste Zeit der knappen Skontofrist verloren geht. Dabei ist die Kosteneinsparung durch Skonto ein ganz wichtiger Posten, denn bis zu 20% können durch Skonto gespart werden, was folgendes Beispiel belegt :

Subunternehmerauftrag über € 100.000,-, 2% Skonto,

enthaltener Aufschlag 10% = 10.000,- = Deckbeitrag

Zahlung mit 2% Skonto 98.000,-, Skontogewinn 2.000,- entspricht 20% im Verhältnis zum (zur Deckung beitragenden) Gewinn !!

Durch verzögerte Prüfung fehlte jede Übersicht, es war erhöhter Buchungsaufwand zu vermerken (durch häufige Korrekturen), es fehlte die Buchung auf den Baustellen, d.h. der Soll/Ist-Vergleich war nie aktuell, die Subunternehmer waren unzufrieden.

Das vorliegende Programm erlaubt eine gleichzeitige Rechnungserfassung mit Prüfung und Buchen, Skonti gehen nicht verloren, Bezahlungen werden automatisch abgezogen.

Nachdem die technische Geschäftsführung dazu gezwungen worden war, mit dem System zu arbeiten, die Subunternehmer an die korrekte Rechnungsstellung gewohnt worden waren und eine regelmäßige Erledigung eingeführt worden war, hat sich das System als perfekt erwiesen.

Folgende Erfolge konnten erzielt werden:

Dieses Programm hat im Wesentlichen die Aufgabe, die in einer Baufirma, die sich mit schlüsselfertiger Abwicklung von Bauvorhaben beschäftigt, anfallenden Eingangsrechnungen auf vereinbarte Rabatte, Abzüge usw. zu prüfen:

Die Eingangsrechnungen von Subunternehmern bei der Erstellung von schlüsselfertigen Häusern sollen automatisch geprüft, Abweichungen dem Subunternehmer kenntlich gemacht, gespeichert, bezahlt und ausgewertet werden können.