eRechnung / XRechnung
XRechnung - Der zukünftige Standard für öffentliche Auftraggeber und die Deutsche Bahn
Der IT-Planungsrat für Bund und Länder hat 2017 beschlossen, den Standard XRechnung als Datenaustauschmodell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern einzuführen.
Dadurch wurde die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 konkretisiert und zur Anwendung gebracht.
Die KOSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) pflegt die Versionierung der XRechnung.
Seit April 2020 können elektronische Rechnungen nach diesem Standard an öffentliche Auftraggeber/Bauherren gesendet werden. Beginnend mit der Version 1.0 war es noch nicht möglich Baurechnungen gänzlich mit Titeln und Positionen in einer XRechnung darzustellen.
Seit dem 27. November 2020 ist die XRechnung für Auftragnehmer der Deutschen Bahn Pflicht.
Im Februar 2024 ist die XRechnung Version 3.0 in Kraft getreten und löst vorangegangene Versionen ab. Bisherige Version können nur zu Rekonstruktionszwecken verwendet werden.
Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes am 22. März 2024 wird der Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ab dem 01.01.2025 verpflichtend für Unternehmen.
Folgende Übergangsregelungen /Ausnahmen wurden jedoch für die Jahre 2025 - 2027 beschlossen:
Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers Papierrechnungen versandt werden. Jedoch ändert sich der Vorrang, anstatt der Papierrechnung, soll die eRechnung empfangen, verarbeitet und revisionssicher archiviert werden.
Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 € mit Zustimmung des Rechnungsempfängers in Papier versandt werden.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen von allen Unternehmen für Leistungen im B2B Bereich einzuhalten.
XRechnung erstellen in BauSU
Stammdaten erweitern
Für das Versenden von XRechnungen ist eine Leitweg-ID, Umsatzsteuer-ID zwingend erforderlich, diese kann in den Personenkonten und Fibu-Firmenstamm im BauSU hinterlegt werden.
XRechnung Beispiel
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID soll die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen.
Die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller bzw. Rechnungssender übermittelt.
Die Leitweg-ID setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen:
► Grobadressierung
► Feinadressierung sowie
► Prüfziffer
Die Grobadressierung und Prüfziffer sind Pflichtbestandteile, die Feinadressierung ist ein optionaler Bestandteil. Die folgende Abbildung 1 stellt die drei Bestandteile der Leitweg-ID beispielhaft dar:
XRechnung als Ausgangsrechnung
Die Erstellung der XRechnung ist im Bereich der Abrechnung der LVs, Festpreisprojekte und der Faktura möglich. Der Rechnungsdruck wurde dazu um den Punkt digitale Rechnung erweitert.
Die XRechnung wird statt eines PDFs oder Ausdrucks in dem sogenannten XML-Rechnungsformat erstellt. Sie kann maschinell ausgelesen werden. Diese XML-Datei kann dann per Mail versendet werden, oder in den Rechnungseingangsplattformen der Auftraggeber hochgeladen werden.
Ihr Vorteil:
Mit dem Modul „eRechnungen“ können Sie Rechnungen digital als XRechnungen gewohnt blitzschnell in BauSU erstellen und an Ihre Kunden versenden. Mit nur wenigen Eingaben und Klicks können Sie die Rechnungen im gewünschten Format ausgeben und damit erfolgreich am E-Invoicing teilnehmen.
Gerne bieten wir auch kurze, individuelle Schulungen zu diesem Modul an.
Sprechen Sie uns gerne dazu an.
BauSU unterstützt Sie bei der Umstellung auf digitale Rechnungen
Unser BauSU Modul eRechnung beinhaltet mehrere Formate von elektronischen Rechnungen:
| ► | XRechnung |
| XML-Format mit optional eingebetteter PDF-Rechnung als Zweitschrift, weitere Dateien sind möglich. Zusätzlich kann auch eine GAEB X89B als rechnungsbegründende Datei mit eingebettet werden. |
| ► | XRechnung Extension |
| Die Erweiterung ermöglicht bautypische Hierarchieebenen mit Titeln, Positionen und Unterpositionen (Sub Invoice Lines). LVs können so in der XRechnung abgebildet werden. |
► ZUGFeRD - PDF-Datei in der maschinenlesbare XML-Daten eingebettet sind.
► Factur-X – internationaler Standard, technisch identisch mit ZUGFeRD
► GAEB X89 – Enthält das komplette Leistungsverzeichnis
B2B ZUGFeRD / Factur-X
Das Datenformat ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie 2014 herausgegeben und kann im B2B-, B2G-, und B2C Geschäftsverkehr angewendet werden. Die Datenstruktur basiert wie die XRechnung auf der EN 16931. Vorteil: Es kann entweder die menschenlesbare PDF/A-3 oder die XML Datei im Unternehmen verarbeitet werden.
Das Factur-X Format ist die internationale Bezeichnung und technisch identisch mit ZUGFeRD.
XRechnung und ZUGFeRD als Eingangsrechnung
Im BauSU wird die XRechnung und ZUGFeRD über die Eingangsrechnungskontrolle importiert, ist per Viewer prüfbar und wird dann weiter verarbeitet in der Finanzbuchhaltung. Eine manuelle Eingabe der Rechnungsdaten entfällt, eine OCR Erkennung ist nicht erforderlich.